Über BackofficePro
Backoffice Pro ist dein Partner für Struktur im Büroalltag. Wir unterstützen Unternehmer:innen, Coaches und kleine Unternehmen mit flexiblen, digitalen Backoffice-Lösungen. Unser Ziel ist es, dich von zeitintensiven Verwaltungsaufgaben zu entlasten, damit du dich auf dein Wachstum konzentrieren kannst. Mit Erfahrung in Organisation, Buchhaltung und Prozessoptimierung schaffen wir klare Strukturen, optimierte Abläufe und echte Entlastung im Arbeitsalltag – effizient, transparent und individuell an dein Business angepasst.
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Vicki Di Mauro
Meine Vision
"Als Gründerin von Backoffice Pro möchte ich Unternehmer:innen nicht nur entlasten, sondern ihre Prozesse langfristig smarter gestalten. Durch klare Strukturen und Automatisierung helfen, Abläufe zu vereinfachen und Freiraum fürs Wesentliche zu schaffen. Ein gut organisiertes Backoffice ist nicht nur Unterstützung – es ist die Basis für Wachstum, Klarheit und Erfolg."
Unsere Leistungen
Mit unserem Backoffice-Service unterstützen wir Selbstständige und Coaches flexibel, digital und zuverlässig. Ob Buchhaltung, Kundenkommunikation oder Terminorganisation – wir übernehmen die Aufgaben, die dich im Alltag aufhalten. So gewinnst du Zeit, klare Strukturen und effizientere Abläufe. Unsere Unterstützung ist individuell anpassbar – du entscheidest, welche Leistungen du brauchst.
Wir übernehmen deine vorbereitende Finanz- und Lohnbuchhaltung – zuverlässig, digital und effizient.
Unsere Schwerpunkte:
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Rechnungsstellung, Belegerfassung & Dokumentenablage: Wir sorgen für Ordnung und Nachvollziehbarkeit in all deinen Finanzunterlagen.
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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Unterstützung bei der Lohnabrechnung sowie Empfehlungen zur Prozessoptimierung.
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Vorbereitung für Steuerberater: Vollständige, strukturierte Unterlagen und Reports für eine reibungslose Zusammenarbeit.
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Wir sorgen dafür, dass deine Kundinnen und Kunden jederzeit professionell betreut werden und keine Anfrage unbeantwortet bleibt.
Unsere Schwerpunkte:
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E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung deiner Kundenkorrespondenz und schnelle Reaktionszeiten für maximale Zufriedenheit.
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Standardantworten & Rückfragen: Einheitliche Kommunikation auf Basis deiner Vorgaben – klar, freundlich und zuverlässig.
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1st-Level-Support: Erste Anlaufstelle für Kund:innen bei allgemeinen Fragen oder Anliegen, damit du entlastet wirst und Zeit für dein Kerngeschäft hast.
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Koordination externer Anfragen: Abstimmung mit Partnern, Dienstleistern oder Lieferanten, um reibungslose Abläufe und klare Kommunikation sicherzustellen.
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Wir bringen Struktur in dein digitales Büro und sorgen für Transparenz in allen Abläufen.
Unsere Schwerpunkte:
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Digitale Ablagestruktur: Einheitliche und logisch aufgebaute Ordnersysteme für effizientes Arbeiten und schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
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Vertragsorganisation: Vorbereitung, Pflege und Archivierung deiner Unterlagen – sicher, nachvollziehbar und immer aktuell.
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Vertragsaufbereitung & Neuerstellung: Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Verträgen – beispielsweise DSGVO-Vereinbarungen, Arbeitsverträge oder Dienstleistungsvereinbarungen – inklusive strukturierter Ablage und Versionskontrolle.
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Wir sorgen für Struktur und Übersicht in deinem Arbeitsalltag – damit deine Abläufe reibungslos funktionieren und du den Kopf frei hast für dein Kerngeschäft.
Unsere Schwerpunkte:
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E-Mail-Management: Organisation, Priorisierung und Bearbeitung deines Posteingangs für eine effiziente Kommunikation.
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Termin- & Kalenderpflege: Planung, Abstimmung und Nachverfolgung deiner Meetings, Aufgaben und Deadlines.
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Aufgaben- & To-do-Management: Klare Prozesse, strukturierte Abläufe und transparente Übersicht über alle Projekte.
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Backoffice Outsourcing
Gib dein Backoffice ab und fokussiere dich auf dein Business
Viele Selbstständige und Coaches verbringen täglich Stunden mit administrativen Aufgaben, die auf den ersten Blick wenig zum Wachstum beitragen – aber für den Erfolg deines Unternehmens unerlässlich sind.
E-Mails, Buchhaltung, Terminplanung oder Vertragsmanagement kosten Zeit, Energie und Fokus – das Kerngeschäft bleibt oft liegen.
Durch professionelles Backoffice Outsourcing reduzierst du deinen administrativen Aufwand und gewinnst wertvolle Zeit zurück.
Routineaufgaben werden zuverlässig, digital und strukturiert erledigt, während du dich auf deine Kunden und dein Business konzentrierst.
Ob du nur einzelne Bereiche wie Buchhaltung oder Kundenkommunikation auslagern möchtest oder eine umfassende Unterstützung suchst – Outsourcing schafft Klarheit, Effizienz und Freiraum für das Wesentliche.
Die ersten Schritte einer Zusammenarbeit
01
Kontaktaufnahme
Der erste Schritt ist ganz unkompliziert: Du schickst uns eine kurze Anfrage über das Kontaktformular, per WhatsApp oder buchst direkt dein kostenloses Kennenlerngespräch. So können wir uns einen ersten Eindruck von deinem Business verschaffen und herausfinden, wie wir dich am besten unterstützen können.
02
Bedarfsgespräch & Analyse
In einem kurzen Gespräch besprechen wir deine aktuellen Abläufe, Herausforderungen und Prioritäten. Dabei identifizieren wir gemeinsam, wo der größte Entlastungs- und Optimierungsbedarf besteht – ganz individuell auf dein Unternehmen abgestimmt.
03
Struktur-Check & Angebot
Wir analysieren deine bestehenden Prozesse und erstellen darauf basierend ein transparentes, passendes Angebot. Du entscheidest, welche Backoffice-Bereiche du auslagern möchtest – von Buchhaltung und Kommunikation bis zur Organisation.
04
Onboarding & Start der Zusammenarbeit
Nach Freigabe richten wir alle Zugänge, Tools und Kommunikationswege ein. Das Onboarding läuft strukturiert, aber unkompliziert – ohne lange Einarbeitungszeit. Schon nach kurzer Zeit übernehmen wir deine administrativen Aufgaben und schaffen spürbare Entlastung.
Warum BackofficePro?
Als Selbstständige:r oder Coach kennst du den Spagat zwischen Kundenterminen, Organisation und Papierkram. Buchhaltung, E-Mails und Verwaltungsaufgaben rauben Zeit, die dir für dein eigentliches Business fehlt. Backoffice Pro ist mehr als ein virtueller Assistenzservice – wir sind dein strategischer Partner für ein strukturiertes und effizientes Backoffice. Mit Erfahrung in Organisation, Buchhaltung und Prozessoptimierung schaffen wir Klarheit, Verlässlichkeit und spürbare Entlastung. Wir denken unternehmerisch mit, arbeiten transparent und passen unsere Unterstützung flexibel an deine Bedürfnisse an – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was dein Business wachsen lässt.
Mehr Zeit für dein Kerngeschäft
Wir übernehmen deine administrativen Aufgaben – du gewinnst Zeit und Fokus für Kund:innen, Projekte und Wachstum.
Keine lange Einarbeitung
Dank Erfahrung, klarer Strukturen und digitaler Tools starten wir schnell und effizient – ohne Mehraufwand für dich.
Flexible & skalierbare Unterstützung
Ob einzelne Aufgaben oder komplettes Backoffice Outsourcing – wir passen uns deinem Bedarf an und wachsen mit deinem Unternehmen.
Digitale Prozesse, klare Struktur
Mit professionellem Dokumentenmanagement, Terminplanung und Automatisierungen sorgen wir für Ordnung, Effizienz und Transparenz.
Unsere Refererzen
"Die Zusammenarbeit mit Vicki entlastet unser Backoffice spürbar. Durch ihre strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise haben wir klare Abläufe und deutlich mehr Übersicht in unseren administrativen Prozessen. Besonders schätzen wir ihre Eigenständigkeit und ihr Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge. Eine echte Unterstützung im Tagesgeschäft.“
Hanseranking GmbH
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60 €
pro Stunde
So zahlst du nur für die Leistungen, die du wirklich brauchst – transparent, fair und flexibel
Kontakt
Du möchtest mehr über unseren Backoffice Service erfahren oder direkt eine Anfrage stellen? Dann nutze einfach das Kontaktformular und sende uns deine Nachricht. Teile uns kurz deine aktuellen Herausforderungen mit, wir melden uns zeitnah bei dir zurück und besprechen gemeinsam, wie wir dich mit passender Backoffice Unterstützung entlasten können.