Flexibel, digital & zuverlässig
Wir übernehmen
dein Backoffice und machen es besser.
Für wachsende Unternehmer:innen, Selbstständige und kleine Unternehmen: Wir kümmern uns um die Aufgaben, die dich am meisten Zeit und Nerven kosten. Wir übernehmen nicht einfach, was da ist. Wir optimieren, automatisieren und bauen mit dir die Strukturen, die dein Wachstum tragen.
Über BackofficePro
Backoffice Pro ist kein klassischer Assistenzservice. Wir sind dein Partner für ein Backoffice, das funktioniert, und eines, das mitwächst.
Viele Dienstleister arbeiten ab, was man ihnen gibt. Wir schauen genauer hin. Wo verlierst du Zeit? Welche Abläufe laufen doppelt? Was lässt sich automatisieren? Willst du etwas verändern, sind wir dabei: mit Erfahrung in Buchhaltung, ERP-Systemen und Prozessoptimierung, mit KI und modernen Tools und mit hundertprozentigem Commitment.
Präzise, verlässlich und mit dem Anspruch, dass dein Backoffice nach der Zusammenarbeit besser läuft als vorher.
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Vicki Di Mauro
Meine Vision
„Ich habe Backoffice Pro gegründet, weil ich immer wieder dasselbe gesehen habe: Unternehmer:innen, die brennen für das, was sie tun, und abends noch Belege sortieren. Das muss nicht sein. Mit klaren Strukturen, smarter Automatisierung und einem Team, das mitdenkt, wird das Backoffice vom Bremsklotz zum Fundament für Wachstum. Wir behandeln jedes Unternehmen so, als wäre es unser eigenes. Genau das ist der Unterschied.“
Unsere Leistungen
Du entscheidest, was du abgibst. Wir sorgen dafür, dass es danach besser läuft.
Jede Leistung ist einzeln buchbar oder als komplettes Backoffice-Paket.
Was wir für dich übernehmen und verbessern
Wir halten deine Zahlen tagesaktuell und deine Unterlagen steuerberaterfertig.
Unsere Schwerpunkte:
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Rechnungsstellung, Belegerfassung und digitale Ablage
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Offene Posten, Zahlungsabgleich und Mahnwesen
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Vorbereitung der Lohnunterlagen für dein Lohnbüro
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Saubere, vollständige Übergabe an deine Steuerberatung
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Wir übernehmen nicht nur Abläufe, wir bauen sie um, wenn es besser geht.
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Analyse deiner bestehenden Prozesse: Wo gehen Zeit und Geld verloren?
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Einführung und Einrichtung von Tools wie Xentral, Lexoffice, sevDesk oder Personio
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Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, auch mit KI
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Klare Abläufe und Dokumentation, damit dein Team weiß, was wann passiert
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Keine Anfrage bleibt liegen. Jede Antwort klingt nach dir.
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E-Mail-Management mit schnellen Reaktionszeiten
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Standardantworten und Vorlagen nach deinen Vorgaben
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1st-Level-Support für deine Kund:innen
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Abstimmung mit Partnern, Dienstleistern und Lieferanten
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Alles an seinem Platz, alle Fristen im Blick. Du konzentrierst dich auf das Wesentliche.
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Kalender- und Terminmanagement
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Priorisierung deines Posteingangs
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Aufgaben- und Projektübersicht mit allen Deadlines
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Digitale Ablagestruktur, die jeder versteht
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Vertragsverwaltung mit Fristen, Kündigungsterminen und Versionen
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Pflege deiner Vorlagen und Dokumente in Abstimmung mit deiner Rechtsberatung
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Backoffice Outsourcing, das dein Unternehmen weiterbringt
Backoffice Outsourcing
Nicht nur abgeben, sondern besser machen
Wenn dein Unternehmen wächst, wächst auch der Papierkram.
Rechnungen, E-Mails, Termine, Verträge: Das alles muss sauber laufen,
kostet aber Zeit, Energie und Fokus.
Einfach abgeben verlagert das Problem nur. Wir lösen es. Wir übernehmen deine Aufgaben, finden die Schwachstellen und verbessern deine Abläufe Schritt für Schritt. Mit KI und digitalen Tools, wo sie Sinn ergeben, und mit menschlicher Sorgfalt, wo es darauf ankommt.
Das Ergebnis: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Klarheit und ein Backoffice, das mit deinem Unternehmen mitwächst.
Die ersten Schritte einer Zusammenarbeit
01
Erstgespräch
Der erste Schritt ist ganz unkompliziert: Du buchst ein kostenloses Erstgespräch oder schreibst uns per WhatsApp. Wir lernen dein Unternehmen kennen und erfahren wo Bedarf besteht und wie wir dich unterstützen können.
02
Bedarfsgespräch & Analyse
In einem kurzen Gespräch besprechen wir deine aktuellen Abläufe, Herausforderungen und Prioritäten. Wir schauen uns deine Tools und Aufgaben genau an. Was kostet am meisten Zeit? Was läuft doppelt? Was lässt sich automatisieren?
03
Konzept & Angebot
Wir analysieren deine bestehenden Prozesse und erstellen darauf basierend ein transparentes, passendes Angebot. Du entscheidest, welche Backoffice-Bereiche du auslagern möchtest
04
Start & Optimierung
Nach Freigabe richten wir alle Zugänge, Tools und Kommunikationswege ein. Das Onboarding läuft unkompliziert – ohne lange Einarbeitungszeit. Schon nach kurzer Zeit übernehmen wir deine administrativen Aufgaben und schaffen spürbare Entlastung.
Warum BackofficePro?
Als Selbstständige:r oder Coach kennst du den Spagat zwischen Kundenterminen, Organisation und Papierkram. Buchhaltung, E-Mails und Verwaltungsaufgaben rauben Zeit, die dir für dein eigentliches Business fehlt. Backoffice Pro ist mehr als ein virtueller Assistenzservice – wir sind dein strategischer Partner für ein strukturiertes und effizientes Backoffice. Mit Erfahrung in Organisation, Buchhaltung und Prozessoptimierung schaffen wir Klarheit, Verlässlichkeit und spürbare Entlastung. Wir denken unternehmerisch mit, arbeiten transparent und passen unsere Unterstützung flexibel an deine Bedürfnisse an – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was dein Business wachsen lässt.
Mehr Zeit für dein Kerngeschäft
Wir übernehmen deine administrativen Aufgaben – du gewinnst Zeit und Fokus für Kund:innen, Projekte und Wachstum.
Wir denken wie Unternehmer:innen
Wir arbeiten nicht nach Stechuhr, sondern mit Verantwortung, als wäre es unser eigenes Unternehmen.
Flexible & skalierbare Unterstützung
Ob einzelne Aufgaben oder komplettes Backoffice Outsourcing – wir passen uns deinem Bedarf an und wachsen mit deinem Unternehmen.
KI und moderne Tools
Wir automatisieren, wo es sinnvoll ist, und kennen die Systeme, mit denen du arbeitest: DATEV, Xentral, Lexoffice, sevDesk, Google Workspace, Microsoft 365, Notion und mehr.
Unsere Referenzen
"Die Zusammenarbeit mit Vicki entlastet unser Backoffice spürbar. Durch ihre strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise haben wir klare Abläufe und deutlich mehr Übersicht in unseren administrativen Prozessen. Besonders schätzen wir ihre Eigenständigkeit und ihr Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge. Eine echte Unterstützung im Tagesgeschäft.“
Hanseranking GmbH
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60 €
pro Stunde
So zahlst du nur für die Leistungen, die du wirklich brauchst – transparent, fair und flexibel
Kontakt
Du möchtest mehr über unseren Backoffice Service erfahren oder direkt eine Anfrage stellen? Dann nutze einfach das Kontaktformular und sende uns deine Nachricht. Teile uns kurz deine aktuellen Herausforderungen mit, wir melden uns zeitnah bei dir zurück und besprechen gemeinsam, wie wir dich mit passender Backoffice Unterstützung entlasten können.